* Luiz Claudio Moitinho Gomes
Você já parou para pensar que, em qualquer jornada, seja ela pessoal ou profissional, sempre existem pedras no caminho e, ao mesmo tempo, atalhos que podem nos levar mais longe?
Nas organizações essa realidade não é diferente. Gerenciar riscos e abraçar oportunidades é a chave para não apenas sobreviver, mas prosperar. Afinal, quem não quer transformar desafios em degraus para o sucesso?
Neste artigo vou lhe presentear com insights valiosos sobre como abordar os riscos e oportunidades dos processos, especialmente à luz da ISO 9001:2015. De fato, essa norma trouxe um olhar mais apurado para esses temas, incentivando as organizações a irem além do básico.
Então, prepare-se! Vamos mergulhar em 9 (nove) dicas fundamentais que, certamente, vão te ajudar a não só cumprir os requisitos da norma, como também a agregar um valor imenso ao seu negócio e impulsionar sua competitividade.
Vamos lá?
1. Defina o Escopo do SG com Sabedoria: Onde Você Quer Chegar?
Primeiramente, antes de qualquer passo, é crucial entender o seu campo de jogo. Pense no escopo do seu sistema de gestão e/ou da sua certificação. Em outras palavras, quais produtos e serviços são realmente o coração do seu negócio? Para quais deles ter um sistema de gestão robusto e uma certificação trará o maior retorno e, por conseguinte, o maior valor?
Pense estrategicamente: O que é fundamental para o direcionamento da sua organização?
Avalie o valor: Onde a certificação e um sistema de gestão farão a diferença real?
Lembre-se, essa clareza inicial é o alicerce para tudo o que virá.
2. Mapeie Seus Processos Essenciais: O Caminho para a Conformidade
Em seguida, com o escopo bem definido, é hora de olhar para dentro. Quais são os processos que garantem que seus produtos e serviços cheguem ao cliente em conformidade com todos os requisitos, necessidades e expectativas? Por exemplo, pense nos processos de gestão (como a formulação de estratégias, ...), nos de operação (como a comercialização do seu produto, ...) e nos de apoio (como a gestão da informação, ...).
Identifique os pilares: Quais processos são indispensáveis para entregar valor ao que você promete?
Afinal, um processo bem desenhado é como uma estrada bem pavimentada: facilita a jornada e evita surpresas desagradáveis.
3. Entenda as Saídas e os Clientes de Cada Processo: Quem Você Serve?
Agora, um ponto que muitas vezes passa despercebido, mas que é de uma importância gigantesca: as saídas de cada processo. Liste-as claramente, sejam elas finais ou intermediárias. Além disso, e talvez o mais importante, identifique os clientes dessas saídas – tanto os externos quanto os internos.
Faça a pergunta de ouro: O que o cliente dessa saída realmente espera dela?
Seja específico: O que significa “qualidade” para ele? “Rapidez”? “Precisão”?
Isso é, ao entender as expectativas, você consegue direcionar seus esforços de forma muito mais eficaz.
4. Identifique Riscos: Onde o Calo Aperta?
Chegamos a um dos pontos centrais: a identificação de riscos. Pense nas situações que podem impedir você de atender aos requisitos dos seus clientes. Por exemplo, se o cliente espera um prazo de entrega rigoroso, o risco pode ser, certamente, o não cumprimento desse prazo.
Vá além do óbvio e pergunte: Quais são as causas potenciais para esse não cumprimento?
Classifique: Existem diferentes graus de risco? Algumas causas podem ser mais críticas que outras?
Lembre-se que identificar o problema é o primeiro passo para resolvê-lo.
5. Descubra Oportunidades: Onde o Crescimento Mora?
Paralelamente à identificação de riscos, olhe para o outro lado da moeda: as oportunidades! Onde você pode melhorar a eficácia para atender ainda melhor aos requisitos dos clientes? Ou, quem sabe, aumentar a eficiência do seu processo?
Um exemplo claro: Se sua empresa leva 20 dias para comprar materiais e você descobre que, com algumas mudanças na estratégia, pode reduzir esse prazo para 15 dias sem aumentar os custos, então, essa é uma oportunidade de ouro!
Pense fora da caixa: Onde você pode inovar e otimizar?
Afinal, oportunidades são como tesouros escondidos, esperando para serem descobertos e explorados.
6. Vá à Raiz: Entenda as Causas e Restrições
Uma vez que você identificou os riscos e as oportunidades, é fundamental ir mais fundo. Quais são as causas das situações de risco? E o que impede você de aproveitar plenamente as oportunidades? Geralmente, essas causas estão ligadas à conformidade das entradas (o que vem antes do seu processo) ou à forma como as tarefas são executadas durante o processo.
Analise as entradas: Elas estão atendendo aos requisitos?
Examine as tarefas: A execução é adequada? Há gargalos?
Portanto, refletir sobre quando vale a pena identificar riscos e oportunidades relacionados às entradas ou às tarefas é crucial, pois os reflexos, sejam positivos ou negativos, sempre aparecerão nas saídas.
7. Analise com a Realidade: Suas Práticas Atuais
Antes de mais nada, ao analisar o grau dos riscos e oportunidades, sempre leve em conta as práticas que você já tem em vigor. Elas são eficazes? Elas já mitigam alguns riscos ou criam oportunidades? Com efeito, o resultado dessa análise vai te mostrar se você precisa de ações adicionais para explorar as oportunidades ou para trazer os riscos para um nível que seja tolerável para a sua organização.
Seja realista: O que já funciona? O que precisa de um empurrãozinho?
Defina o tolerável: Qual o nível de risco que sua organização está disposta a aceitar?
Assim sendo, você evita reinventar a roda e foca seus esforços onde realmente importa.
8. Monitore e Avalie o que foi Implementado: A Prova dos Nove
Depois de planejar e implementar novas práticas, o trabalho não termina. É vital acompanhar de perto para ter certeza de que elas estão funcionando como o esperado. Para isso, use indicadores de desempenho do processo, quando for pertinente.
Dê tempo ao tempo: Considere o período necessário para que as novas práticas mostrem seus efeitos.
Observe a frequência: Se uma atividade ocorre mensalmente, por exemplo, você precisará de mais tempo para ver os resultados do que em uma atividade diária.
Lembre-se, o monitoramento é a sua bússola para saber se você está no caminho certo.
9. Mantenha-se Atualizado: A Melhoria Contínua
Por fim, e não menos importante, a gestão de riscos e oportunidades não é um evento único, mas um ciclo contínuo. Atualize suas análises com base nos resultados alcançados pelas práticas que você implementou. Afinal, o mundo está em constante mudança, e suas estratégias também precisam evoluir.
Aprenda com os erros: Novas práticas podem surgir através de ações corretivas para não conformidades.
Esteja sempre à frente: O que funcionou ontem pode precisar de ajustes hoje.
Em síntese, a melhoria contínua é o motor que impulsiona a excelência e garante que sua organização esteja sempre preparada para o futuro.
O Caminho para a Excelência é Contínuo
Então, como vimos, abordar riscos e oportunidades não é apenas uma exigência da ISO 9001:2015, mas uma estratégia inteligente para qualquer negócio. As nove dicas são um verdadeiro guia para transformar incertezas em vantagens competitivas.
Portanto, escolha as ferramentas que melhor se encaixam na sua realidade e comece a aplicar esses princípios sistematicamente. Lembre-se, a versão 2015 da ISO 9001 foca em resultados, e ao adotar essas práticas, você não só facilita a "venda" da ideia para a alta direção, como também garante que seus colaboradores absorvam e vivam essa cultura de melhoria.
Afinal, conteúdo é mais do que palavras; é a ponte entre a informação e a inspiração. E com essas dicas, certamente, sua organização estará muito mais preparada para navegar pelos desafios e aproveitar cada oportunidade que surgir.
Vamos juntos nessa jornada de sucesso?
* Luiz Claudio Moitinho Gomes – consultor e sócio da Cristal Tecnologia e Gestão
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